3 maneiras de tornar o seu negócio de frotas mais eficiente em colaboração com a Just Another Magazine. 

A eficiência da frota consiste em proteger a sua empresa e gerir os custos sem prejudicar a qualidade do seu serviço -ou comprometer a segurança dos seus funcionários. Embora seja uma linha ténue a percorrer, propusemos as seguintes formas de apoiar a sua frota e ajudá-la a funcionar de forma mais eficiente:

• Utilizar as Dash Cams para proteger os condutores e a sua empresa em geral.
• Reduzir os custos e o tempo gasto em tarefas administrativas com cartões de combustível.
• Aluguer de veículos para tornar a sua frota mais adaptável.

Continue a ler enquanto exploramos estes truques que aumentam a eficiência e fornecemos conselhos sobre como integrá-los no seu negócio de frotas.

Proteja os seus condutores (e a sua empresa) utilizando Dash Cams

A segurança dos seus empregados está interligada com a eficiência global da sua frota, mas a tarefa de proteger os empregados torna-se muito mais difícil quando estes conduzem por todo o país.

Porque é que a estrada aberta representa uma ameaça para os condutores? Os camiões de distribuição são susceptíveis à tendência crescente de fraudes do tipo "acidente em troca de dinheiro", que colocam os seus condutores em risco e podem custar à sua empresa uma fortuna em taxas legais. Estas fraudes implicam que os veículos partem deliberadamente de forma brusca, fazendo com que os seus condutores embatam na traseira dos mesmos, tudo para que possa ser feita uma reclamação fraudulenta - e dispendiosa - contra o condutor e a sua empresa.

Qual é a solução? As Dash Cams estão a tornar-se uma ferramenta importante para evitar comportamentos fraudulentos e acelerar os seus pedidos de indemnização de seguros. A câmara de traço mais comum encontrada nos veículos da frota é a câmara montada na cabina - um pequeno dispositivo de gravação, semelhante a uma GoPro, que guarda imagens de vídeo quando detecta um impacto.

Eis algumas vantagens da utilização de uma câmara montada na cabina para aumentar a eficiência da frota:

• Prova em caso de sinistros: os pedidos de indemnização são tratados mais rapidamente porque se ultrapassam as fases de investigação mais morosas.
• Reduza o custo do seu seguro: muitas companhias de seguros oferecem incentivos de desconto se utilizar uma câmara de bordo nos seus veículos.
• Proteger os condutores de burlas: as imagens podem provar que o seu condutor não está em falta.

Atualmente um em cada quatro condutores utiliza uma câmara de bordo - e com vários modelos disponíveis, é importante escolher uma gama específica para empresas e frotas, para que possa ter paz de espírito quando os seus condutores estão na estrada.

Reduzir os custos inesperados e o trabalho administrativo com cartões de combustível

Como o seu bolso é responsável por encher os depósitos, os custos de combustível tornam-se rapidamente um encargo inevitável para manter as engrenagens a funcionar na sua frota.

Qual é o grande problema? Os preços dos combustíveis flutuam descontroladamente a par da economia mundial. Num dia, pode encontrar-se em alta, aproveitando as descidas repentinas; noutro dia, a sua carteira pode sentir-se um pouco mais leve depois de ter sido abalada quando os preços estão a subir.

Esta incerteza torna difícil planear com antecedência e reduzir os custos quando se está na estrada, afinal de contas, está a colocar qualquer poupança possível nas mãos do destino. E sim, pode poupar dinheiro pedir a devolução do IVA sobre o combustível, mas, mais uma vez, isso depende de os seus condutores se lembrarem de guardar os recibos em papel sem os perderem no porta-luvas.

Assim, os custos do combustível deixam a sua empresa de frotas vulnerável a um par de factores de perda de eficiência:

• Trabalho administrativo desnecessário
• Custos imprevistos

Qual é a solução? Considere a adoção de cartões de combustível na sua operação - um cartão de crédito utilizado para pagar o combustível, o que também poupa tempo, dinheiro e esforço à sua empresa.

Embora os cartões de combustível existam em muitas formas e tamanhos, todos eles têm como objetivo controlar os custos de combustível e dar uma flexibilidade extra quando se trata de pedir o reembolso das despesas.

Eis as principais características que deve ter em conta: 

• Recibos digitais e facturas aprovadas pelo HMRC: a maior parte dos cartões de combustível reduzem o trabalho administrativo produzindo recibos digitais que funcionam também como uma fatura aprovada pelo HMRC. Desta forma, pode pedir o reembolso das despesas de IVA com um simples clique.
• Taxas fixas e preços com desconto: com os cartões de combustível, pode definir e esquecer os seus custos de combustível, acordando condições fixas com o seu fornecedor. Além disso, estes acordos são frequentemente acompanhados de um ligeiro desconto, que, repartido por toda uma frota, pode significar muito dinheiro.

No entanto, nem todos os cartões de combustível são construídos da mesma forma - e é importante ter isso em mente ao comprar um (por exemplo, pode encontrar diferentes opções de cartões de combustível no iCompario).

Certifique-se de que sabe no que se está a meter e de que os cartões escolhidos se adequam ao seu nicho. Caso contrário, a utilização de cartões de combustível é uma medida empresarial astuta, que ajuda a gerir os custos da frota sem interromper o seu serviço ou a capacidade do seu motorista para fazer o seu trabalho.

Alugar veículos para tornar a sua frota mais adaptável

Atrás dos seus empregados, os veículos que gere são o bem mais valioso da frota; também têm um custo enorme se os comprar a pronto.

Qual é o problema com a compra de veículos? Embora a compra tenha algumas vantagens importantes - como a possibilidade de revender ou de se libertar das restrições de quilometragem - possuir a sua frota raramente se revela a forma mais eficiente de conduzir o negócio.

A propriedade de veículos expõe a sua empresa a muitos custos adicionais:

• Pagamentos antecipados
• Taxas de reparação
• Depreciação de valor

Além disso, é frequente ficar com estes veículos durante longos períodos de tempo, o que o impede de atualizar a sua frota e de acompanhar a evolução dos tempos.

Qual é a solução? O leasing oferece uma forma mais económica de operar a sua frota.

Em suma, o leasing consiste em trocar as taxas fixas por pagamentos mais pequenos e controlados, mas é nas vantagens desta decisão que se deve concentrar.

Eis algumas vantagens do leasing em relação à compra:

• Pode gerir uma operação mais livre e adaptável: sem a responsabilidade de ser proprietário dos seus veículos, pode assumir compromissos a curto prazo, ideais para se adaptar a situações súbitas ou a desenvolvimentos comerciais em tempo real.
• Pode manter-se atualizado alugando os modelos mais recentes: à luz dos planos do Reino Unido para proibir os veículos a gasolina e a gasóleo até 2030, a sua frota deve procurar investir em veículos eléctricos como substituição a longo prazo - mas isto tem um custo, que pode ser subsidiado pelo aluguer em vez da compra.

Embora tecnicamente não seja proprietário da sua frota, o aluguer em vez da compra oferece uma maior liberdade, permitindo-lhe adaptar-se às mudanças e contornar muitas restrições.

No entanto, é preciso ter confiança na empresa de aluguer e chegar a acordo sobre as condições. Existem muitas empresas dispostas a fornecer os seus veículos (por exemplo, consulte o catálogo de empresas catálogo de empresas na Auto Lease Compare), mas nem todas estarão de acordo com as necessidades da sua empresa.

Desde que faça alguma pesquisa sobre a empresa onde está a fazer o leasing e se sinta à vontade para trabalhar com ela, então deverá ser um vencedor.

A eficiência da frota abrange mais do que o seu resultado final. Para além de poupar dinheiro, as alterações efectuadas devem ter um impacto positivo em toda a empresa.

Desde as Dash Cams e os cartões de combustível até à capacidade de adaptação através do aluguer em vez da compra, utilize estas sugestões para tornar a sua frota mais eficiente - e garantir o futuro do seu negócio.