3 sätt att effektivisera din flottverksamhet i samarbete med Just Another Magazine. 

Flottans effektivitet handlar om att skydda ditt företag och hantera kostnader utan att underminera kvaliteten på din service. - eller äventyra dina anställdas säkerhet. Även om det är en fin linje att gå, har vi kommit fram till följande sätt som du kan stödja din flotta och hjälpa den att fungera mer effektivt:

• Använd Dash Cams för att skydda förare och ditt företag.
• Minska kostnader och tid för administrativa uppgifter med hjälp av bränslekort.
• Leasing av fordon för att göra din fordonsflotta mer anpassningsbar.

Läs vidare när vi utforskar dessa effektivitetshöjande knep och ger råd om hur du kan integrera dem i din flottaffär.

Skydda dina förare (och ditt företag) med Dash Cams

Dina anställdas säkerhet är kopplad till din fordonsflottas totala effektivitet, men det blir mycket svårare att skydda de anställda när de kör över hela landet.

Varför utgör den öppna vägen ett hot mot förare? Leveransbilar är känsliga för den växande trenden med bedrägerier som innebär att förarna utsätts för risker och att ditt företag kan få betala en förmögenhet i rättegångskostnader. Dessa bedrägerier innebär att fordon avsiktligt bryter hårt och får dina förare att köra in i baksidan av dem, allt för att en bedräglig - och dyr - fordran ska kunna göras mot föraren och ditt företag.

Vad är lösningen? Dash Cams blir ett viktigt verktyg för att förhindra bedrägligt beteende och för att påskynda dina försäkringsanspråk. Den vanligaste dashcam som finns på fordon i flottan är hyttmonterade kameror - en liten inspelningsenhet, liknande en GoPro, som sparar videofilmer när den känner av en kollision.

Här är några av fördelarna med att använda en hyttmonterad kamera för att öka flottans effektivitet:

• Bevis för olycksfallsskador: Försäkringsskador behandlas snabbare eftersom du slipper de mest tidskrävande forskningsfaserna.
• Minska din försäkringskostnad: Många försäkringsbolag erbjuder rabatter om du använder en dashcam i ditt fordon.
• Skydda förare från bedrägerier: bilderna kan bevisa att din förare inte har gjort fel.

Numera använderen av fyra bilister en dashcam - och med olika modeller som erbjuds är det viktigt att välja från ett specifikt sortiment för företag och flotta, så att du kan känna dig trygg när dina förare är ute på vägarna.

Minska oväntade kostnader och administrativt arbete med bränslekort

Eftersom det är din ficka som ansvarar för att fylla på tankarna blir bränslekostnaderna snabbt en oundviklig börda som håller kugghjulen igång i din flotta.

Vad är det stora problemet? Bränslepriserna fluktuerar kraftigt i takt med världsekonomin. Ena dagen kan du vara på uppåtgående och dra nytta av plötsliga nedgångar, en annan dag kan din plånbok känna sig lite lätt efter att ha blivit skakad när priserna är på uppgång.

En sådan osäkerhet gör det svårt att planera i förväg och skära ner på kostnaderna när du är ute på vägarna, eftersom du lägger alla eventuella besparingar i ödets händer. Och ja, du kan spara pengar genom att återkräva momsen på bränsle, men det förutsätter att förarna kommer ihåg att behålla papperskvitton utan att förlora dem i handskfacket.

Bränslekostnaderna gör att din flotta verksamhet är sårbar för ett par effektivitetsdödande faktorer:

• Onödigt administrativt arbete
• Oväntade kostnader

Vad är lösningen? Överväg att införa bränslekort i din verksamhet - ett kreditkort som används för att betala för bränsle, vilket också sparar tid, pengar och arbete åt ditt företag.

Även om det finns många olika former och storlekar av bränslekort syftar alla till att kontrollera bränslekostnaderna och ge extra flexibilitet när du ska begära ersättning för utgifter.

Här är de viktigaste funktionerna som du bör tänka på: 

• Digitala kvitton och HMRC-godkända fakturor: De flesta drivmedelskort minskar det administrativa arbetet genom att producera digitala kvitton som fungerar som en HMRC-godkänd faktura. På så sätt kan du kräva tillbaka momsutgifter med ett knapptryck.
• Fastställda avgifter och rabatterade priser: Med bränslekort kan du ställa in och glömma dina bränslekostnader genom att avtala om fasta villkor med din leverantör, och dessa avtal kommer ofta med en liten rabatt, vilket kan vara mycket pengar för en hel fordonsflotta.

Men alla bränslekort är inte lika bra, och det är viktigt att ha det i åtanke när du letar efter ett (du kan till exempel hitta olika alternativ för bränslekort på iCompario).

Se till att du vet vad du ger dig in på och att de kort du väljer passar din nisch. Annars är det ett smart affärsmässigt drag att använda bränslekort, som hjälper dig att hantera kostnaderna för din fordonsflotta utan att avbryta din service eller förarens förmåga att utföra sitt arbete.

Hyr fordon för att göra din fordonsflotta mer anpassningsbar

Efter dina anställda är fordonen du förvaltar flottans mest värdefulla tillgång, men de har också en enorm kostnad om du köper dem direkt.

Vad är problemet med att köpa fordon? Även om det finns några viktiga fördelar med att köpa fordon - som att kunna sälja dem vidare eller slippa kilometerbegränsningar - är det sällan det mest effektiva sättet att bedriva verksamhet att äga sin fordonsflotta.

Fordonsinnehav medför många extra kostnader för ditt företag:

• Förskottsbetalningar
• Reparationsavgifter
• Värdeförsämring

Dessutom sitter du ofta fast med dessa fordon under långa perioder, vilket hindrar dig från att uppdatera din fordonsflotta och följa med i utvecklingen.

Vad är lösningen? Leasing är ett mer ekonomiskt smart sätt att driva din fordonsflotta.

Det korta och långa med leasing är att du byter ut de fasta avgifterna mot mindre kontrollerade betalningar, men det är fördelarna med detta beslut som du bör fokusera på.

Här är några fördelar med att hyra istället för att köpa en bil:

• Du kan driva en mer flexibel och anpassningsbar verksamhet: utan ansvaret att äga dina fordon kan du göra kortsiktiga åtaganden som är idealiska för att anpassa dig till plötsliga situationer eller affärsutvecklingen i farten.
• Du kan hålla dig uppdaterad genom att leasa de senaste modellerna: mot bakgrund av Storbritanniens planer på att förbjuda bensin- och dieselfordon till 2030 bör din fordonsflotta investera i elbilar som en långsiktig ersättning - men detta har en kostnad, som kan minskas genom att leasa istället för att köpa.

Även om du tekniskt sett inte äger din fordonsflotta erbjuder leasing mer frihet än köp, eftersom du kan anpassa dig till förändringar och kringgå många begränsningar.

Men var försiktig, du måste kunna lita på ditt leasingföretag och skaka fram överenskomliga villkor. Det finns många företag som gärna levererar dina fordon (se t.ex. katalog över företag på Auto Lease Compare), men alla kommer inte att vara anpassade till ditt företags behov.

Så länge du gör lite forskning om företaget du leasar från och känner dig bekväm med att arbeta med dem bör du vara på rätt spår.

Flottans effektivitet omfattar mer än bara ditt slutresultat, förutom att spara pengar bör de förändringar du gör påverka hela företaget till det bättre.

Från Dash Cams och bränslekort till att vara anpassningsbar genom att leasa i stället för att köpa - använd dessa tips för att göra din fordonsflotta effektivare och säkra ditt företags framtid.